La Privacy nel Condominio : il Vademecum dell' Autorità Garante
VADEMECUM : "Il Condominio e la Privacy"
Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione
della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno,garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n.196/2003).
Le diverse informazioni - sugli inquilini, sui condòmini,sugli appartamenti,sulla natura e sulla quantità dei consumi - contenute
negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate,
potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo.
Per questo motivo l'Autorità Garante ha pubblicato un " Vademecum" intitolato "Il Condominio e la Privacy" che affronta
in otto capitoli praticamente tutti gli aspetti di tale problema :
. l'Amministratore
. l'Assemblea
. la Bacheca Condominiale
. la Gestione Trasparente del Condominio
. la Videosorveglianza
. il Condominio Digitale
. il Diritto di Accesso ai propri dati ed altri Diritti
. Mini Glossario della Privacy nel Condominio
L’importanza del Documento dell’Autorità Garante
Com’era prevedibile questo documento viene pubblicato dopo l’entrata in vigore dal 18 Giugno 2013 della nuova legge della Riforma del Condominio
(legge N.° 220/2012 ).
Analizziamo per punti le precisazioni contenute nel documento :
1 ) – prima di tutto viene evidenziato che nel condominio in quanto luogo dove si verifica una stretta convivenza tra le persone, sorge la necessità
di garantire un sufficiente equilibrio tra la trasparenza della gestione ed il diritto alla riservatezza, garantito a ciascuno dal “Codice della privacy “
d.lgs 196/2003 . Tutto questo considerando che le informazioni contenute negli archivi del Condomini sono molte e di diversa natura ( sugli inquilini,
sui condomini,sugli appartamenti , sui consumi, etc )
2 ) – per quanto riguarda l'Amministratore :
. fondamentale l'esigenza di conciliare la necessità di trasparenza nella gestione condominiale con il diritto alla riservatezza dei singoli;
. l'assemblea può designare l'Amministrratore,in via formale,a"responsabile del trattamento"dei dati,attribuendogli uno specifico ruolo.
. il Garante precisa che possono essere trattate soltanto le informazioni personali che siano pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di gestione
e di amministrazione delle parti comuni,quali,per esempio,i dati anagrafici e gli indirizzi dei condomini,le quote millesimali e/o eventuali ulteriori dati necessari
per le ripartizioni dei costi.
. Vietato, invece,trattare dati che non siano correlati alla gestione dell'edificio;
. Nel caso poi,che vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi,l'amministratore non deve dimenticare di fornire adeguata "informativa" come previsto in
generale dal d.lgs. n. 196/2003
. le utenze telefoniche (fisse o cellulari) e gli indirizzi email, possono essere utilizzati solo a condizione che l'interessato abbia fornito il proprio consenso;
. per quanto riguarda il trattamento dei dati "sensibili" (si pensi alle delibere riguardanti interventi di "abbattimento delle barriere architettoniche" in favore di
un condomino diversamente abile),il loro utilizzo è consentito esclusivamente nel caso in cui sia indispensabile e fatta salva l'adozione di adeguate cautele
al fine di salvaguardare la dignità degli interessati
. la conservazione dei dati,che indipendentemente dai sistemi adottati (archivi cartacei o elettronici) deve essere effettuata impedendo intrusioni indebite,
predisponendo adeguate misure di sicurezza.
3 ) - sul funzionamento dell'Assemblea, alla quale possono partecipare solo i Condomini e gli eventuali delegati,il Vademecum ribadisce la possibilità del
legittimo intervento anche di soggetti diversi (di solito tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifiche attività e lavori da compiere) ,purchè
annunciati nell'ODG e con la loro presenza limitata al solo tempo necessario a trattare lo specifico punto;
4 ) – altre istruzioni riguardano l’utilizzo delle “bacheche” situate di solito nell’androne:viene confermata la legittimità dell’affissione di avvisi di carattere
generale ed impersonali (ad esempio riguardanti l’orario del servizio di riscaldamento),ma non quella delle comunicazioni che contengano dati personali
dei Condomini (che in questo modo verrebbero diffusi alle persone terze che accedono indiscriminatamente all’edificio).
Il Vademecum ribadisce che per le comunicazioni personali si deve far ricorso ad un invio diretto (lettera a mano,posta,mail,Pec).
5 ) – in relazione al trattamento delle “morosità” dei singoli, i relativi dati possono anche essere oggetto di discussione durante l’assemblea .
sulla base del principio che tutti i condomini sono soggetti interessati a tali informazioni (e non sono quindi dei terzi estranei) tanto che possono
chiedere tali “notizie” anche direttamente all’amministratore, senza che sia necessario il consenso dei condomini morosi.
La diffusione di tali dati al di fuori del Condominio è vietata , tranne quando la richiesta è avanzata dai fornitori con crediti scaduti.
6 ) – Importante il richiamo alla novità introdotta dalla nuova Legge di riforma che obbliga l’Amministratore a far transitare le somme ricevute/erogate
sul conto corrente del Condominio,del quale ogni Condomino ha diritto,anche alla luce del Codice della Privacy,di chiedere ogni dato e la copia
della rendicontazione in ogni momento.
Le domande sulla privacy
elencate ed approfondite nel Vademecum dell'Autorità Garante:(qui le risposte solo per la Videosorveglianza) :
L’ Amministratore
. L’Amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel Condominio ?
. Quali sono i dati personali che nell’ambito dell’amministrazione del Condominio possono essere trattati ?
. L’Amministratore può utilizzare i numeri di telefono o gli indirizzi e-mail dei Condomini ?
. Si possono trattare dati sanitari od altri dati sensibili dei condomini ?
. L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del Condominio ?
. L’Amministratore del Condominio deve comunicare i propri riferimenti anagrafici ?
L’Assemblea
. Persone che non fanno parte del Condominio possono partecipare all’Assemblea ?
. Si può videoregistrare l’Assemblea Condominiale ?
La Bacheca Condominiale
. Quali avvisi possono essere esposi nella bacheca condominiale ?
. Si possono notificare ai Condomini assenti i verbali di Assemblea attraverso le affissioni in bacheca ?
. Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo come moroso con un avviso
affisso nella bacheca condominiale ?
La Gestione Trasparente del Condominio
. Quali informazioni può conoscere il singolo Condomino ?
. E’ necessario il consenso dei Condomini per dare informazioni sulla loro posizione contabile e debitoria ad altri
partecipanti del Condominio ?
. Possono essere divulgate informazioni su spese o morosità a persone esterne al Condominio ?
. Si può accedere alle informazioni del conto corrente del Condominio ?
La Videosorveglianza
. Un Condomino può installare una telecamera che riprende l’ingresso del suo appartamento o del suo posto auto ?
Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali - e le immagini non vengono né
comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) - non si applicano le norme previste dal Codice della privacy.
In questo specifico caso,ad esempio,non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello.
Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati.
È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata - che il sistema di videosorveglianza
sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto
il pianerottolo o la strada,ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.
. Quali sono le regole per installare un sistema di videosorveglianza Condominiale ?
Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni,devono essere adottate in particolare tutte le misure
e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.
Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello
predisposto dal Garante.
Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore,anche in relazione a specifiche esigenze come
alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario
presentare una verifica preliminare al Garante.
Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…),possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che
non risultino rilevanti (strade, edifici,esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure
di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare,responsabile o incaricato del trattamento).
. I videocitofoni sono considerati un sistema di videosorveglianza ?
I moderni videocitofoni,così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni,anche tramite registrazione, possono talvolta essere equiparati ai sistemi
di videosorveglianza.
In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.
Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla
comunicazione sistematica o alla diffusione (ad esempio su Internet).
Per le stesse ragioni,se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per finalità esclusivamente personali,la presenza dell’apparecchio
di ripresa non deve essere segnalata con un apposito cartello.
. Qual è il quorum necessario per l’installazione di un sistema di videosorveglianza Condominiale ?
La nuova legge prevede che l’assemblea possa deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti
che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio.
Il Condominio Digitale
. Quali dati possono essere pubblicati sul sito Web del Condominio ?
. L’accesso al sito internet deve essere riservato ai soli Condomini ?
Il diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti
. Il Condomino può esercitare il “diritto di accesso” e gli altri diritti previsti dall’art. 7 del Codice della Privacy ?
. Esistono ulteriori diritti che si possono esercitare in relazione al trattamento dei dati personali ?
. Chi può esercitare il diritto di accesso ai dati riferibili all’intera compagine Condominiale ?
. L’affittuario può accedere ai dati sulla gestione del Condominio ?
Ulteriori Chiarimenti
. Quando può essere effettuato il trattamento dei dati personali senza il consenso dell'interessato ?
. Si applica la disciplina in materia di protezione dei dati personali alle comunicazioni tra vicini di casa ?
Miniglossario della Privacy nel Condominio
. comunicazione
. consenso
. dato giudiziario
. dato personale
. dato sensibile
. diffusione
. informativa
. informativa semplificata
. interessato
. misure di sicurezza
. reclamo
. responsabile del trattamento
. ricorso
. segnalazione
. titolare del trattamento
. trattamento
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Allegati : . Vademecum " Il Condominio e la Privacy " - Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali
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